A e vlerësoni veten si njeri me produktivitet të lartë?
Ne kemi mësuar shumë rreth produktivitetit personal dhe asaj çka i bën disa njerëz më produktivë se të tjerët. Vitin e kaluar publikuam një sondazh për të ndihmuar profesionistët që të vlerësonin produktivitetin personal – të përcaktuara si zakone që lidhen ngushtë me arritjen e rezultateve më të mira çdo ditë. Sondazhi u përqendrua në shtatë zakone: zhvillimi i rutinës së përditshme; planifikimi i aktiviteteve; menaxhimi i email-eve; përmbushja e sa më shumë objektivave; menaxhimi në mënyrë efikase i mbledhjeve; përsosja e aftësive në komunikim dhe delegimi i detyrave te të tjerët.
Pasi sistemuam të dhënat, morëm një sërë përgjigjesh të plota nga 19,957 të intervistuar në 6 kontinente. Rreth gjysma e tyre ishin rezidentë në Amerikën e Veriut; 21% rezidentë në Europë dhe 19%, rezidentë në Azi. 10% i mbetur ndahet mes rezidentëve (në rend zbritës) nga Australia, Amerika e Jugut dhe Afrika.
Nga ky sondazh dolën në pah tre përfundime të rëndësishme.
Së pari, të punosh më gjatë nuk do të thotë domosdoshmërisht të jesh më produktiv. Çelësi për të arritur objektivat kryesorë çdo ditë është që të punoni me zgjuarsi.
Së dyti, mosha dhe vitet e punës lidheshin ngushtë me produktivitetin personal – profesionistët më të moshuar dhe me më shumë përvojë regjistruan pikë më të larta krahasuar me kolegët e tyre më të rinj.
Së treti, niveli i produktivitetit tek profesionistët meshkuj dhe femra ishte thuajse i njëjtë – por ka diferenca mes gjinive në lidhje me zakone të veçanta që nxisin produktivitetin personal.
Më specifikisht, personat me produktivitet më të lart e planifikonin punën duke u mbështetur në objektivat parësorë dhe vepronin më pas me një objektiv specifik. Ata kishin zhvilluar teknika efikase në menaxhimin e një volumi të lartë informacioni dhe detyrash; kishin kuptuar nevojat e kolegëve të tyre – për takime të shkurtra, komunikim ndërveprues dhe drejtime të qarta.
Nga pikëpamja gjeografike, rezultati mesatar i produktivitetit për rezidentët në Amerikën e Veriut ishte më i ulët krahasuar me rezultatin mesatar të produktivitetit për të intervistuarit, rezidentë në Europë, Azi dhe Australi. Nga ana tjetër, rezultati i produktivitetit të rezidentëve në Amerikën e Veriut ishte ndjeshëm më i lartë se produktiviteti mesatar për rezidentët e Amerikës së Jugut (edhe pse këto ishin zonat për të cilat kishim më pak të dhëna).
Duke analizuar të dhënat zbuluam se niveli më i lartë i produktivitetit i shënuar në Europë, Azi dhe Australi lidhej me zakone të forta si orari i përditshëm, moskontrollimi i vazhdueshëm i email-eve, përqendrimi menjëherë te produkti final dhe të menduarit me kujdes përpara leximit apo shkrimit të një email-i/materiali.
Por, sondazhi nxori në pah në pah diferenca të vogla mes meshkujve dhe femrave të marra në intervistë. Megjithatë kishte disa diferenca të dukshme në mënyrën se si femrat dhe meshkujt ishin më produktivë. Femrat shënojnë pikë më të larta kur flitet për menaxhimin efikas të mbledhjeve – ato kanë më shumë gjasa se meshkujt të dërgojnë një axhendë në avancë dhe të mbajnë takime që zgjasin më pak se 90 minuta dhe t’i mbyllin mbledhjet me një marrëveshje mbi hapat e ardhshëm.
Femrat kishin më shumë gjasa ta përgatisnin agjendën e tyre një natë më parë dhe t’u përgjigjeshin menjëherë email-eve të rëndësishme.
Në të kundërt, meshkujt shënuan rezultate më të mira kur bëhej fjalë për menaxhimin e një numri të madh email-in – nuk e kontrollonin shpesh postën e tyre dhe anashkalonin mesazhet më pak të rëndësishme. Meshkujt ishin më të prirë se femrat për të pasur më shumë hapësira të lira se femrat në aktivitetet e planifikuara dhe të shkonin me shpejtësi drejt produktit final. Përveç gjeografisë dhe gjinisë, u morën në analizë edhe përgjigjet në lidhje me moshën dhe vjetërsinë në punë. Ne zbuluam që rezultatet e produktivitetit të të intervistuarve rriteshin sistematikisht me rritjen e moshës.
Kjo tendencë duket se reflektonte avantazhet e të fituarit me kalimin e viteve të një përvoje se si të punoni në mënyrë më inteligjente.
Faktorët që çuan drejt këtij rezultati ishin : zhvillimi i një rutine me aktivitete me vlerë të ulët të shtuar, menaxhimi i fluksit të email-eve, menaxhimi në mënyrë efikase i mbledhjeve dhe delegimi i punëve te të tjerët.
Së pari, nëse dëshironi të bëheni më produktivë, duhet të zhvilloni disa zakone specifike.
-Rishikoni agjendën tuaj në mbrëmje për të përcaktuar prioritetet
-Dërgoni një agjendë të detajuar te të gjithë pjesëmarrësit përpara çdo mbledhje
-Kur ndërmerrni një projekt të përmasave të mëdha, nxirrni disa konkluzione paraprake sa më shpejt të jetë e mundur
-Para se të lexoni një material të gjatë, identifikoni qëllimin tuaj specifik
-Përpara se të shkruani një material të gjatë, përcaktoni pikat kryesore me një rend logjik.
Së dyti, zhvilloni teknika efikase për të menaxhuar fluksin e informacioneve dhe detyrave
-Shndërrojini proceset e përditshme, si të veshurit, ngrënia e mëngjesit në diçka rutinë, në mënyrë që të mos shpenzoni shumë kohë për to
-Lini kohë nga axhenda juaj e përditshme për t’u përballuar me objektiva emergjentë apo evente të paplanifikuara
-Anashkaloni pjesën më të madhe të email-eve në varësi të objektit të email-it dhe dërguesit.
-Delegoni te të tjerët, nëse është e mundur, detyra që nuk nxisnin prioritetet tuaja kryesore
Së treti, kuptoni nevojat e kolegëve tuaj për takime të shkurtra, komunikime ndërvepruese dhe drejtime të qarta
-Kufizoni kohën e takimeve në maksimumi 90 minuta… por mundësisht edhe më pak. Mbylleni çdo takim duke theksuar hapat e ardhshëm dhe përgjegjësitë për çdo hap
-Përgjigjuni menjëherë email-eve të njerëzve të janë të rëndësishëm për ju
-Për të tërhequr vëmendjen e publikut, flisni me pika, në vend që të flisni me tekste të gjata
-Përcaktoni objektiva të qartë dhe hapat për çdo ekip pune
-Për të përcaktuar ecurinë e ekipit tuaj, caktoni procedura për të shmangur gabimet në të ardhmen në vend që të luani lojën e hedhjes së fajit të tjerëve.
