Kontrolli i emailit tuaj duhet të jetë prioriteti juaj si në fillim të orarit të punës ashtu edhe kur e përfundoni atë. Kësisoj, ju arrini ta menaxhoni kohën më mirë në lidhje me aktivitetet e ditës dhe keni kohë të mjaftueshme për përgatitjen e një liste të detyrave për ditën e nesërme.
Ekzistojnë dy lloje të sfidave kur kemi të bëjmë me organizimin e duhur të emailit:
Vëllimi i madh i emaileve (ne jemi të ngarkuar çdo ditë me mesazhe të ndryshme);
Tendenca jonë për të kontrolluar dhe shqyrtuar mesazhet që marrim.
Për tejkalimin e këtyre sfidave ju duhet të ndërmerrni disa hapa si në vijim:
Reduktoni vëllimin e emaileve që pranoni
Ashtu si organizimi i dokumenteve, hapi i parë në procesin e organizimit të postës elektronike është t’i selektoni mesazhet që merrni sipas rëndësisë së tyre. Kur bëni ndarjen e mesazheve që pranoni sipas prioritetit që kanë, padyshim që menaxhimi i tyre është më i lehtë.
Ju mund të filloni me reduktimin e njoftimeve që merrni nga rrjetet sociale, e që zakonisht janë të shumta. A mendoni se është me të vërtetë e nevojshme të merrni një njoftim me email çdo herë që dikush bën një koment në postimin tuaj në Facebook? Rishikoni njoftimet nëpër kanalet kryesore të rrjeteve sociale për të minimizuar njoftimet me email.
Kur hasni në një kumtesë në emailin tuaj që kurrë nuk e keni konsideruar aq të rëndësishme sa të merrni kohën për të lexuar, klikoni butonin “unsubscribe” dhe kësisoj nuk do të mbingarkohet inboxi juaj me emaile të padëshiruara.
Një mjet mjaft i dobishëm për thjeshtimin e procesit të abonimit është aplikacioni Unroll.me. Aplikacioni në fjalë ju mundëson të anuloni abonimin për email të padëshiruara dhe gjithashtu ju lejon të përmbledhni të gjitha abonimet tuaja në një email të përditshëm. Unroll.me gjeneron një listë për të gjitha abonimet tuaja në email dhe ju lejon t’i anuloni ato me një klik të vetëm.
Për abonimet që keni vendosur t’i ruani, ju jepet zgjidhja të vazhdoni të merrni email nga secili dërgues direkt në postën tuaj elektronike ose për të bashkangjitur emailet nga dërguesit e veçantë në një “grumbull” të përditshëm (ju mund të zgjidhni kohën e ditës që dëshironi të merrni email-in tuaj të vetëm). Si rezultat, do të ketë ulje drastike të emaileve në postën tuaj elektronike.
Cakto një rutinë për shqyrtimin e emaileve
Nëse kontrolloni menjëherë emailin tuaj pasi të keni marrë njoftimin për një mesazh të ri ju po lejoni që email të ketë kontroll mbi ju e jo anasjelltas.
Ky zakon është një vrasës i produktivitetit dhe minon aftësinë tuaj për t’ju përmbajtur axhendës që e keni caktuar përgjatë ditës. Në vend të kësaj, ju bëheni skllav i axhendës së të tjerëve (reklamuesit, tregtarët, miqtë dhe kolegët) të cilët dëshirojnë që ju të shikoni mesazhet e tyre në një kohë të veçantë.
Vendosja e një rutine për shqyrtimin e emaile-ve gjatë ditës (në vend se ta kontrolloni vazhdimisht atë) ju mundëson të jeni në kontroll të informacioneve hyrëse që merrni. Në këtë mënyrë, ju mund të përqendroheni në të gjatë një kohe kur jeni në gjendje të ndërmerrni veprime dhe vendime të nevojshme që lidhen me secilën email.
